Đã bao giờ bạn cảm thấy mình đã làm việc rất năng suất trong 1 ngày, nhưng đến cuối ngày, “To-do list” của bạn ngày hôm đó vẫn chưa thể hoàn thành và bạn cảm thấy mình đang cạn kiệt năng lượng và không kịp lên tinh thần để sẵn sàng cho ngày kế tiếp. Chính vì vậy, không chỉ công việc mà bạn cũng cần quản lý thời gian hàng ngày 1 cách hiệu quả để hướng tới hành trình phát triển bản thân, đạt được những mục tiêu dài hạn. Hãy cùng Vio app - Ứng dụng đặt lịch thông minh khám phá những cách và kỹ năng cần thiết để bạn có thể quản lý thời gian của mình 1 cách hiệu quả.
Trước khi áp dụng việc quản lý thời gian vào cuộc sống, bạn cần hiểu quản lý thời gian cũng như tầm quan trọng của việc quản lý thời gian tốt để có thể áp dụng tốt và xuyên suốt trong cuộc sống của mình.
Quản lý thời gian có thể hiểu là quá trình phân chia thứ tự ưu tiên và sắp xếp thời gian cho từng loại công việc hàng ngày của bạn. Theo như ma trận Eisenhower, các công việc có thể được chia thành 4 loại dựa trên 2 tiêu chí mức độ quan trọng và thứ tự ưu tiên, bao gồm:
Các công việc khẩn cấp và quan trọng (High urgent và High importance)
Các công việc khẩn cấp nhưng không quan trọng (High urgent và Low importance)
Các công việc không khẩn cấp nhưng quan trọng (Low urgent và High importance)
Các công việc không khẩn cấp và cũng không quan trọng (Low urgent và Low importance)
(Ma trận Eisenhower phân loại các công việc)
Việc phân loại các hoạt động dựa trên thứ tự ưu tiên và mức độ quan trọng sẽ giúp bạn phân bổ và kiểm soát quỹ thời gian hợp lý trong ngày. Dựa theo ma trận Eisenhower trên, bạn có thể sắp xếp thời gian của mình cho hợp lý như sau
Đây là những công việc đòi hỏi phải hoàn thành gấp và có ý nghĩa khá lớn đối với bạn. có thể ví dụ với 1 số công việc ở đây như:
Xử lý các công việc đến deadline hoặc sếp yêu cầu cần hoàn thành 1 công việc ngay lập tức.
Đi khám sức khỏe khi cơ thể có những dấu hiệu nghiêm trọng
Cần xử lý các vấn đề đột xuất và ảnh hưởng đến công việc và cuộc sống như khiếu nại từ phía khách hàng.
Bởi các công việc này thường khá gấp và quan trọng, nên chúng đòi hỏi bạn phải sử dụng nhiều năng lượng và mức độ tập trung cao và từ đó có thể khiến bạn cảm thấy mệt mỏi và căng thẳng. Vì vậy, bạn nên sử dụng quỹ thời gian của mình 1 cách vừa phải, khoảng 15-20% quỹ thời gian trong ngày và tập trung tối đa xử lý các công việc này, tránh để các công việc này ở tình trạng chưa hoàn thành bởi chúng có thể làm xáo trộn kế hoạch cảu bạn vào ngày hôm sau.
Các công việc này thường không có nhiều ý nghĩa đối với mục tiêu mà bạn đã lên kế hoạch trước đó, nhưng chúng lại thường xen ngang và cần phải được hoàn thành ngay. Bạn có thể nhận thấy 1 số công việc thuộc nhóm này như:
Kiểm tra tin nhắn hoặc email
1 số yêu cầu hoặc hỗ trợ vặt như in tài liệu, hoặc trả lời đồng nghiệp những câu hỏi có thể tự tra cứu được
Săn hàng khuyến mãi siêu thị hoặc sàn thương mại điện tử
Với nhóm công việc này, nếu có thể, bạn nên tìm cách bàn giao công việc cho người khác hoặc hãi giải quyết càng nhanh càng tốt, tránh để nhóm công việc này chiếm dụng quá nhiều quỹ thời gian của bạn.
Đây là nhóm công việc có tính dài hạn và đòi hỏi bạn có sự tính toán kỹ lưỡng thay vì hoàn thành nhanh chóng trong khoảng thời gian ngắn. Nhóm công việc này cũng giúp bạn đạt được mục tiêu dài hạn và đóng góp đáng kể vào quá trình phát triển bản thân. 1 số công việc cụ thể của nhóm này như:
Tham gia vào 1 khoá học hoặc workshop phát triển kỹ năng mềm
Xây dựng các mối quan hệ có lợi cho công việc của bạn
Rèn luyện thể thao, áp dụng chế độ ăn lành mạnh
Đối với nhóm này, bạn nên dành nhiều thời gian và tuân thủ kế hoạch 1 cách nghiêm khắc bởi chúng tuy không đòi hỏi bạn làm ngay nhưng lại là yếu tố giúp bạn cải thiện và hướng đến lối sống bền vững của bạn. Bạn nên dành khoảng 60-70% khối lượng thời gian tuân thủ các kế hoạch mục tiêu dài hạn.
Đây là nhóm sẽ tiêu tốn thời gian của bạn mà không mang lại hoặc không đáng kể lợi ích cụ thể nào cho mục tiêu dài hạn của bạn. Có thể dễ dàng bắt gặp 1 số những việc thuôc nhóm này như:
Lướt mạng xã hội hoặc xem các chương trình giải trí
Nói chuyện phiếm với bạn bè
Ngủ quá thời gian sinh học của bản thân
Đối với nhóm này, bạn không nhất thiết phải loại bỏ hoàn toàn. Thay vào đó, bạn nên giảm dần thời gian cho nhóm này mỗi ngày và chúng chỉ nên chiếm khoảng 4-5% quý thời gian ngày như là 1 cách lấy lại tinh thần ngắn hạn cho bạn.
Ngoài việc hiểu rõ về quản lý thời gian cũng như cách phân bố thời gian 1 cách hợp lý. Bạn cũng cần có 1 số kỹ năng để vận dụng quản lý thời gian 1 cách hiệu quả và đảm bảo mục tiêu dài hạn của mình
Trước tiên, bạn nên xác định rõ mục tiêu mà mình mong muốn đạt được trước khi bắt tay vào hành động. Không phải mục tiêu nào cũng có thể đạt được 1 cách dễ dàng, mà chúng nên được xác định 1 cách rõ ràng tuỳ thuộc và khả năng năng có thể đạt được của bạn. Có nhiều cách để bạn có thể xác định mục tiêu dài hạn cho bản thân 1 cách hợp lý, trong đó, bạn có thể vận dụng mô hình SMART (Specific - Measurable - Achievable - Relevant - Time-bound). Việc xác định mục tiêu cụ thể này sẽ giúp bạn bám sát và không bị xa rời khỏi mục tiêu.
Sau khi xác định được mục tiêu, bạn đã có thể xây dựng kế hoạch cho bản thân. Khi lập kế hoạch cho mục tiêu, trước hết, bạn cần xác định quỹ thời gian và sắp xếp khối lượng thời gian dựa trên các nhóm công việc trước đó đã xác định (Xem lại ma trận để xác định rõ từng loại công việc). 1 lưu ý nhỏ, bạn nên dành 1 khoảng thời gian trống cho các công việc chen ngang và có tính khẩn cấp.
Dựa vào ma trận Eisenhower, bạn nên đẩy thứ tự ưu tiên cao nhất đối với các công việc cần xử lý gấp và quan trọng. Đối với 1 số công việc không cần phải xử lý ngay nhưng quan trọng, bạn nên sắp xếp chúng vào những khoảng thời gian mà bạn có hiệu suất cao trong ngày (có thể là buổi sáng sớm hoặc giữa buổi chiều). Đối với các công việc không khẩn cấp và không quan trọng, bạn có thể sắp xếp vào cuối ngày vì cơ thể bạn lúc này cần nghỉ ngơi và không nên tốn nhiều năng lượng để xử lý thông tin
Ngoài việc sắp xếp thời gian cụ thể cho từng công việc. Bạn cũng cần thiết lập rõ ràng thời hạn và hoàn thành công việc đúng hạn. Việc này giúp bạn tránh kéo dài thời gian 1 cách không cần thiết và có thêm thời gian cho những công việc mới.
(Thiết lập thời hạn cho từng công việc để hoàn thành chúng hiệu quả)
Với việc bạn đã có kế hoạch cho các công việc cần làm trước đó, sẽ rất khó chịu nếu bạn cứ phải thực hiện các công việc chen ngang mà không có 1 ý nghĩa gì đối với bản thân đúng không? Trong trường hợp bản thân được giao 1 công việc từ phía ngoài, hãy xác định rõ với người giao việc về mức độ quan trọng và ưu tiên của công việc đó, nếu nó không quan trọng hay không cần gấp, bạn có thể từ chối hoặc đưa công việc đó vào mục “giải quyết sau” và hẹn lại thời hạn cho công việc nhằm đảm bảo các công việc trong kế hoạch của mình vẫn được hoàn thành 1 cách hiệu quả.
Ngoài việc thiết lập sẵn cho bản thân mục tiêu và kế hoạch cụ thể cho việc quản lý thời gian của bạn, bạn cũng có thể áp dụng 1 số các phương pháp trong việc quản lý thời gian của mình nhằm nâng cao hiệu suất trong ngày của mình
Còn được biết với tên gọi Tiếng Việt là phương pháp quả cà chua. Phương pháp này chú trọng vào việc bạn hoàn toàn tập trung vào 1 khoảng thời gian sau đó có 1 quãng nghỉ ngắn trước khi lặp lại việc tiếp tục tập trung vào hoàn thành công việc. Việc luân phiên giữa việc hoàn toàn tập trung vào 1 việc và có 1 quãng nghỉ ngắn giúp bạn có thể hoàn thành công việc 1 cách hiệu suất mà không để bản thân rơi vào tình trạng kiệt sức. 1 cách phổ biến mà bạn có thể áp dụng đối với phương pháp này là dành 25 phút cho việc tập trung hoàn toàn vào công việc và sau đó là 5 phút nghỉ ngắn. Nếu bạn buộc phải xử lý công việc gián đoạn thì chu tình này sẽ bắt đầu lại từ đầu sau đó.
(Phương pháp Pomodoro tập trung hoàn toàn vào công việc trong 25 phút)
Phát triển từ nguyên tắc Pareto chỉ ra rằng, 80% kết quả công việc bắt nguồn từ 20% khối lượng đầu vào của công việc. Áp dụng từ nguyên tắc này, bạn có thể dành 20% quỹ thời gian vào khoảng thời gian bạn thấy năng suất nhất trong ngày cho những việc quan trọng. Điều này có thể giúp bạn phân tán năng lượng của mình hợp lý hơn và không cần thiết phải tốn quá nhiều sức cho những việc không có nhiều ý nghĩa.
Mọi người thường cho rằng, việc phải hoàn thành 1 công việc khó khăn hay tốn nhiều sức có thể là 1 dấu hiệu khởi đầu cho 1 ngày làm việc tồi tệ. Tuy nhiên với “Eat that frog”, hay “Ăn con ếch” đó, lại cho rằng, khi bạn giải quyết những công việc mà bạn cho là tồi tệ ngay từ ban đầu, những công việc còn lại sẽ trở nên dễ dàng và bạn sẽ cảm thấy thoải mái hơn vào cuối ngày. Tuy nhiên, bạn cũng nên cân nhắc áp dụng phương pháp này trong trường hợp nếu công việc đó quá khó khăn và tốn rất nhiều thời gian khiến bạn cảm thấy kiệt sức và không còn năng lượng cho các công việc khác. Thay vì đó, hãy chia nhỏ công việc đó và hoàn thành từng mục tiêu nhỏ trước.
(Xử lý công việc khó trước và bạn sẽ cảm thấy thoải mái về sau)
Sau cùng, quản lý thời gian không phải là cố gắng làm nhiều việc hơn, mà là làm đúng những việc thực sự quan trọng. Hành trình phát triển bản thân chỉ thực sự bắt đầu khi bạn biết cách sử dụng quỹ thời gian của mình hợp lý và tập trung vào mục tiêu phát triển dài hạn của. Ngoài ra, những trợ lý thông minh như Vio app - Đặt lịch thông minh cũng sẽ góp phần hỗ trợ việc quản lý thời gian của bạn trở nên dễ dàng hơn, giúp bạn lên lịch hẹn cho những dịch vụ làm đẹp, sự kiện hoặc các hoạt động phát triển bản thân
Đừng để những việc vụn vặt làm tiêu tốn năng lượng của bạn. Hãy xây dựng kế hoạch quản lý thời gian hợp lý và dành trọn tâm trí cho những giá trị sống đích thực mà bạn hằng theo đuổi.
